Utilisez tout le potentiel de Gmail grâce à des outils et astuces

Gmail est la messagerie la plus populaire au monde avec plus de 425 millions d’utilisateurs (chiffres comscore 2012). Gratuite et instantanément utilisable, la messagerie de Google a connu un succès fou depuis ses débuts en 2004. Et oui, Gmail a 10 ans, déjà ! À l’état de beta pendant plus de 5 ans, le webmail le plus populaire fut créé à l’initiative d’un employé Google qui décida d’allouer ses 20% de temps de travail destinés aux projets personnels pour créer l’ébauche du futur Gmail. Aujourd’hui, que ce soit personnellement ou professionnellement, Gmail est un webmail indispensable et les adresses @gmail.com sont entrées dans le vocabulaire web.

L’une des grande force de Gmail est sa personnalisation avancée qui autorise l’installation de plugins tiers. Il ne faut pas oublier les centaines de personnes qui travaillent chaque jour sur le client mail pour l’améliorer, prendre en compte les remarques des utilisateurs et assurer sa maintenance. Si comme nous, vous êtes accros à Gmail, vous ne pouvez passer à côté de ces quelques astuces qui amélioreront votre quotidien.

Se désabonner d’une newsletter en un clic

Vous pouvez désormais vous désabonner d’une newsletter en un clic directement dans Gmail. Testée depuis quelques mois chez certains utilisateurs, cette fonctionnalité est maintenant disponible pour tous et se situe juste à côté de l’adresse de l’expéditeur. Très utile pour les newsletters, le désabonnement fonctionne également avec les emails provenants des réseaux sociaux et des forums. Si vous n’avez pas encore désactivé les notifications de Facebook, Twitter ou Pinterest, voici de quoi soulager votre boîte de réception.

Si cette fonction ne vous donne pas entière satisfaction, vous pouvez toujours essayer unroll.me. Un outil dont nous avions vanté les mérites et qui fait des merveilles en vous désabonnant à toutes vos newsletter en un seul clic.

Obtenir des accusés de réception avec MailTrack

Réservée aux utilisateurs de Google Chrome, MailTrack est une extension gratuite qui vous permet de rajouter une fonctionnalité absente de la version grand public de Gmail. En effet, l’accusé de réception n’est disponible que pour les clients Google Apps for Business, Gouvernement et Éducation. Cerise sur le gâteau, Mailtrack ne demande pas au destinataire de confirmer l’envoi de l’accusé, celui-ci est expédié automatiquement de façon transparente.

Après avoir installé cette extension sur Chrome, un bouton sera rajouté sur les fenêtres de rédaction des emails, juste à côté du bouton « Envoyer ». Vous n’aurez plus qu’à cliquer dessus avant d’envoyer votre email. Votre accusé de réception vous sera envoyé sous forme d’email mais vous pouvez également suivre l’ensemble de vos mails sur le site MailTrack. Ce tableau de bord vous permet également de savoir si vos destinataires ont cliqué sur les liens présents dans vos mails. Seul bémol : MailTrack ajoute une image transparent d’un pixel sur un pixel pour suivre votre email. Si votre destinataire a bloqué les images par défaut, l’outil de suivi ne fonctionnera pas.

Si vous n’utilisez pas Google Chrome et que cette fonctionnalité vous intéresse tout de même, essayez Bananatag. Disponible sur Firefox, Internet Explorer et Opera ce service vous permet également de tracker votre activité sur Outlook.

Annuler l’envoi d’un email

Combien de fois avez-vous envoyé un email en le regrettant instantanément après avoir cliqué sur « envoi » ? Certainement des dizaines voire des centaines de fois. Il existe pourtant une astuce pour vous éviter ce genre de désagrément. Rendez vous sur Gmail, cliquez sur la roue dentée en haut à droite de la page puis sur paramètres. Dirigez vous ensuite sur l’onglet Labos et recherchez la fonctionnalité « Annuler l’envoi ».

Une fois activée allez dans vos Paramètres (toujours dans la roue dentée) puis dans Général. Vous pouvez désormais définir le laps de temps dont vous disposerez pour annuler l’envoi de votre email.

Faire de Gmail un gestionnaire de tâches avec Sortd

Sortd est un outil qui permet de classer ses emails dans des colonnes pour les transformer en tâche. Fonctionnant de pair avec Google Chrome, Sortd est une extension gratuite très simple d’utilisation. Une fois installée, votre Gmail vous propose de créer plusieurs colonnes, de choisir leur nom et leur disposition et d’y glisser vos emails. L’objet de l’email déplacé devient alors le nom de votre tâche. Vous pouvez également ajouter des notes pour chaque email, mettre en favori, archiver ou supprimer vos emails. Bref, Sortd réinvente votre utilisation de Gmail.

Pour installer l’extension, rendez-vous sur la page d’accueil de Sortd.

Transformer un email en événement

Le calendrier google est un excellent compagnon de Gmail. Beaucoup de fonctionnalités sont partagées entre les deux en plus des contacts. Il est possible depuis n’importe quel mail reçu ou envoyé de créer un événement et de le retrouver dans son agenda Google.

En quelques clics vous retrouverez donc une nouvelle entrée dans votre agenda avec les principaux éléments de l’email. Les correspondants au message seront également ajoutés en tant qu’invités. Le seul point qu’on puisse reprocher à cette fonction est qu’il n’y ait pas de lien vers l’email original dans l’événement, ce sera à vous de le rajouter si vous souhaitez qu’il apparaisse.

Activer les raccourcis clavier

Une fois maîtrisés dans une application, les raccourcis claviers vous font gagner un temps fou. Pour Gmail c’est pareil. Pour activer ces raccourcis, rendez-vous dans les paramètres (la roue dentée en haut à droite de la page). Une fois les changements sauvegardés, plus de 60 raccourcis deviennent disponibles. Voici une liste des 15 raccourcis principaux à utiliser sur Gmail. La liste complète se trouve sur le support de Google.

• C : nouveau message (SHIFT + C pour ouvrir une nouvelle fenêtre)
• K : passer à la conversation suivante (N pour passer au message suivant)
• J : passer à la conversation précédente (P pour passer au message précédent)
• O : ouvrir une conversation (ENTRÉE fonctionne aussi)
• U : revenir à la liste des conversations et actualiser la page
• E : archiver un message
• R : répondre
• A : répondre à tous
• F : transférer
• CTRL + S : enregistrer comme brouillon
• # : supprimer
• / : accéder directement au champ de recherche
• TAB puis ENTRÉE : envoyer le message
• Y puis O : archiver une conversation puis passer à la suivante
• G puis A : ouvrir le dossier Tous les messages

Fermer une session Gmail à distance

Vous pouvez utiliser votre webmail sur différents supports : ordinateurs, tablettes, smartphones, télévisions connectés, logiciels, applications, etc. Votre session est certainement encore ouverte sur des supports dont vous ne vous rappelez plus l’existence. Heureusement il existe un moyen de mettre fin à ces sessions depuis n’importe quel poste de travail.

Pour se faire, dirigez vous dans vos paramètres. Dans l’angle inférieur droit de la page un message vous indique le temps écoulé depuis la dernière activité sur votre compte. En cliquant sur détails vous verrez les différentes sessions ouvertes. Vous pourrez donc à partir de cette page, déconnecter à distance ces sessions. Si vous le souhaitez vous pouvez également recevoir des alertes en cas d’activité suspecte sur votre compte.

Accéder à Gmail en hors connexion

L’avantage de choisir un service proposé par Google et sa fiabilité. Le service est très rarement indisponible et très réactif. Toutefois, il arrive qu’on souhaite regarder ses mails alors que notre connexion est capricieuse ou que nous n’ayons pas d’accès à Internet, dans les transports par exemple. Si c’est votre cas, vous apprécierez le mode hors connexion de Gmail qui vous permet de d’accéder au service sans être connecté à Internet.

En passant par Google Chrome et l’extension dédiée Gmail hors connexion, vous pourrez accéder à vos messages et écrire de nouveaux mails même en l’absence de réseau. L’extension synchronise votre boîte mail et envoie vos mails dès que votre connexion est rétablie.

Utiliser Gmail avec une autre adresse mail

Dernière fonctionnalité mais non des moindres, en vous rendant dans les paramètres de l’application et dans l’onglet « Comptes et importation », vous pourrez envoyer et recevoir des messages provenant d’une autre adresse email. Très pratique, cette fonctionnalité vous permet de n’utiliser qu’un seul client mail et d’éviter la dispersion de vos comptes. Rassurez-vous, vos correspondants ne recevront pas de messages via gmail.com mais bien via votre fournisseur d’email habituel.

Si vous connaissez d’autres astuces ou outils pour améliorer Gmail, n’hésitez pas à les partager en commentaires.