Gryzzly : un outil gagnant – gagnant

Tamento est une agence de webmarketing lyonnaise qui s’épanouit et s’agrandit d’année en année. Aujourd’hui, Tamento c’est 10 personnes dévouées et passionnées par leur métier, qui collaborent sur divers projets.

Nous avions une problématique avant de connaître l’outil Gryzzly : savoir avec exactitude notre temps passé sur des projets clients, afin de facturer le bon nombre de jours et de nous organiser de mois en mois.

Mais vous devez vous demander, qu’est-ce que c’est Gryzzly ?

Découvrez l’outil Gryzzly

Gryzzly est un outil de gestion de projet qui permet aux entreprises de mieux maîtriser leur temps et leur rentabilité. On le sait toutes et tous, le temps, c’est de l’argent, et c’est pourquoi il est essentiel de savoir comment est consommé ce temps si précieux.

En pratique, c’est un robot qui est lié à l’outil de collaboration et de messagerie professionnelle, Slack. Chaque jour de travail passé, le chatbot de Gryzzly affiche une notification (avec des petits messages assez humoristiques) vous demandant le temps que vous avez passé sur tel ou tel projet (cf l’image ci-dessous).

Il vous suffit d’écrire « bonjour », dans la discussion Slack avec Gryzzly, si vous souhaitez que ce message s’affiche plus tôt dans la journée afin d’écrire vos temps.

Vous vous demandez sûrement : Ok, mais comment on paramètre les projets sur l’outil ?

Tout d’abord, vous devez lier le chatbot à Slack.

Pour que chaque membre de l’équipe puisse accéder à Gryzzly depuis son compte slack, nous avons préalablement créé celui de l’administrateur principal. L’installation a été super rapide et très simple à mettre en place.

Pour ce faire, il suffit d’accéder via son compte slack, à la partie « applications » (tout en bas de la barre de navigation à gauche), dans le champ de recherche taper “gryzzly”. Ensuite, il suffit de cliquer sur l’application et une fenêtre va alors s’ouvrir.

S’enchaîne votre création de compte (essai de 30 jours gratuits) et l’association au compte slack.

Les étapes suivantes sont la création des projets et lorsque ce processus est terminé, vous pouvez alors inviter les collaborateurs à utiliser slack. L’invitation reste vraiment facile là aussi, une fois envoyée, Gryzzly apparaît automatiquement dans le compte du nouvel utilisateur.

Les intérêts de Gryzzly

Gestion du temps de projets

Comme énoncé précédemment, Tamento gère plusieurs clients sur différents projets (création / refonte de site web, gestion des réseaux sociaux, paramétrage des campagnes Facebook Ads, Google Ads, etc…).

Il est primordial pour les membres de l’équipe de savoir le temps que l’on passe sur des projets pour être efficace et ne pas perdre trop de temps sur certains éléments.

A titre d’exemple, nous avons un client pour qui nous réalisons plusieurs missions :

• Campagne Facebook Ads
• Community Manager (calendrier éditorial, animation et modération des réseaux sociaux)
• Rédaction d’articles de blog
• Mise en place des stratégies et rapports

Vous pensez bien qu’il est difficile d’avoir visuellement un aperçu du temps passé sur tous ces éléments. Grâce à Gryzzly et son tableau de bord, nous pouvons voir les temps enregistrés de tous les membres de l’équipe sur l’entièreté du projet ainsi que ses sous-éléments.

Le petit plus de l’outil, c’est de pouvoir définir un temps précis sur un projet pour savoir le temps à ne pas dépasser, et c’est vraiment génial !

Aide à la facturation

Grâce au suivi précis de nos temps sur chaque projet client, Gryzzly est un outil très pratique pour justifier la facturation, avec le temps passé pour chaque action.

En effet, certains clients peuvent vous demander de justifier votre facturation et connaître ce que comprend la prestation. Par exemple, si vous facturez une prestation d’accompagnement de 2 jours ou encore une délégation, vous allez pouvoir justifier le temps passé et les 14 heures grâce à la barre de progression de votre tableau de bord, et ce, pour chaque projet (cf l’image ci-dessous).

Structuration / Organisation

Nous avons mis en place une nomenclature pour tous nos projets avec :

• le nom du client en majuscule : TAMENTO
• le mois et l’année concernés : NOV21
• la compétence associée : Facebook Ads

Ainsi, nous avons le nom de projet suivant (c’est un exemple) : TAMENTO – NOV21 – Facebook Ads

Cette organisation nous permet de retrouver très rapidement le projet sur lequel nous travaillons et l’on peut facilement visualiser l’avancée du projet pour que l’on sache s’il faut que l’on priorise un dossier plutôt qu’on autre (un sur lequel on serait en retard par exemple, selon la deadline prédéfinie en amont du projet).

Pour nous, ce sont les 3 principaux intérêts d’utiliser Gryzzly au quotidien, mais vous pouvez vous servir de cet outil pour diverses raisons et je vous laisse les découvrir juste ici : https://www.gryzzly.io/fr/pourquoi/

Pour conclure

En tant qu’agence de webmarketing et prestataire de service, l’outil Gryzzly colle parfaitement à nos besoins pour optimiser les temps passés sur des projets, ajuster nos factures et aider nos clients à les comprendre et gérer notre organisation afin de prioriser certains projets/sujets en cours.